Data og overblik
Hvis man spørger Pia Escherich, daglig leder i Watersystems A/S, hvilke fordele de har fået ud af deres nye IT-værktøj, er det første og klareste svar: ”overblik og styr på data.”

”Det med at få styr på vores data var egentlig lidt en uventet bonus, og værdien er først blevet rigtig tydelig efter at systemet er helt implementeret. Jeg er blevet klar over hvor meget spildtid vi, grundet manuel arkivering af data, mangelfyldt data og ikke mindst dobbelt arbejde med at indtaste informationerne flere gange, før døjede under” , uddyber Pia Escherich.

En opgave, som især er blevet løftet af det nye IT-værktøj i Watersystem A/S, er det obligatoriske serviceeftersyn af omkring 3.000 minirenseanlæg. Watersystems A/S har blandt andet en opgave med at sikre, at alle deres leverede renseanlæg får et årligt lovpligtigt servicesyn, og at den obligatoriske servicerapport med alle nødvendige registreringer inkl. spildevandsanalyserapport bliver udarbejdet. I dag findes alle de nødvendige informationer i et smart system hos Watersystems A/S. Det betyder konkret, at den ansvarlige i Watersystem A/S får besked når tiden til eftersyn nærmer sig, og at de nødvendige informationer hurtigt kan trækkes ud af systemet. Dermed får kunden besked om eftersynet på mail, og den ansvarlige tekniker får de rigtige informationer med ud til anlægget. Watersystem A/S har endda lagt alle opgaver på definerede ruter ind i systemet, så teknikerne via deres APP på telefonen er forberedte på deres opgaver og kan planlægge deres arbejde optimalt.

Gennemtænkte arbejdsprocesser – med strøm i
”Inden implementeringen er det vigtigt at være skarpe fra start af. Vi havde fokus på, at vores arbejdsprocesser skulle kortlægges og struktureres. Der blev, helt lavpraktisk og ved hjælp at post-its, lavet en liste over processerne, hvilket sikrede en gennemarbejdet strukturering af arbejdsprocesserne inden de blev arbejdet ind i det nye IT-værktøj. Det gav et godt indblik i vores arbejdsprocesser i forhold til strukturen af processerne, hvilke processer kunne optimeres eller evt. udelades og hvad skulle i sidste ende ind i systemet” fortæller Pia.

Benarbejdet og forberedelsen inden systemet blev implementeret, resulterede i en succes hos Watersystem A/S. BASIT oplever tit, at en forhastet eller en forkert start, gør det svært at komme igennem eller tilbage på sporet med IT-implementeringen. Processen med at gå arbejdsprocesserne igennem betød, at de relevante medarbejdere i Watersystems A/S var involveret fra start af, at de havde mulighed for at blive hørt og at de kunne påvirke systemet inden det blev sat i gang.

Alle nødvendige informationer er samlet i IT-værktøjet
Automatiseringen af mange af Watersystems A/S arbejdsprocesser har betydet, at Watersystem A/S har frigjort mange ressourcer. Pia lægger dog især vægt på at systemet har medført, at alle ved hvornår de skal reagere, og at de har informationerne tilgængelige med det samme, hvilket sikrer alle sager bliver behandlet korrekt og til tiden.

”Teknikerne får deres opgaver sendt direkte til deres telefon, så de er forberedte når de kommer ud til anlæggene. Når teknikerne er på stedet, kan de med værktøjet hurtigt gennemføre eller oprette en ny opgave, som giver direkte besked til kontoret, om at opgaven er oprettet og at de kan behandle og fakturere den. Ved levering af nye anlæg er processen optimeret via systemet, lige fra salg til levering og fakturering. Sælger, chauffør og kontoret ved hvad de skal lave og hvornår”, lyder det fra Pia.

Men en ting er at alle informationerne opsamles i systemet. Det, der virkelig giver værdi hos Watersystems A/S er, at informationerne hurtigt kan genfindes og bruges. Især er Pia Escherich glad for muligheden for at trække information på alt ud af systemet, hvilket flittigt bliver brugt til at lave statistikker og opfølgninger.